Hotel Management System (HMS): Ein Leitfaden zum Erfolg

Was ist ein Hotelmanagementsystem (HMS)?

Ein Hotelmanagementsystem (HMS) bietet maßgeschneiderte, effiziente Lösungen, die den gesamten Hotelbetrieb optimal steuern. Es fungiert als zentrale Datenplattform, die sicherstellt, dass alle wichtigen Informationen jederzeit für das Management und die Mitarbeiter zugänglich sind. Moderne HMS-Lösungen sind cloudbasiert und ermöglichen einen unkomplizierten Online-Zugriff.

Durch die nahtlose Integration aller Abteilungen werden Informationen in Echtzeit ausgetauscht, was eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht. Das Management kann alle operativen Prozesse an einem Ort planen, steuern und überwachen, während das gesamte Team stets Zugriff auf relevante Daten hat – alle Informationen gebündelt an einem Ort, für jeden leicht zugänglich.

Was ist ein Property Management System (PMS)?

Ein PMS verwaltet Zimmerbuchungen sowie alle Buchungskanäle. Dazu gehören Check-ins, Front-Desk-Aktivitäten, Rechnungsstellung und Berichterstattung. Zudem liefert das PMS wertvolle Daten zur Zimmerreinigung und -instandhaltung und unterstützt das Personal bei der Vorbereitung von Zimmern für neue Gäste, während es gleichzeitig die Beziehungen zu den Kunden pflegt.

Mehr dazu: What is a hotel PMS?

Was ist der Unterschied zwischen einem HMS und einem PMS?

Ein Hotelmanagementsystem (HMS) ist eine Software, die speziell für die umfassende Verwaltung eines Hotels entwickelt wurde. Ein Property Management System (PMS) hingegen konzentriert sich vor allem auf die vereinfachte Verwaltung von Immobilienprozessen – sei es für Facility Manager oder andere Beteiligte wie Investoren und Eigentümer. Der Kernunterschied? Ein PMS bietet lediglich einen kleinen Teil der umfangreichen Funktionen eines HMS.

Hauptmerkmale von Hotelmanagementsystemen (HMS)

Jedes HMS bietet unterschiedliche Module, je nach den Anforderungen des Gastgewerbes. Dennoch gibt es einige Funktionen, auf die jeder Hotelier achten sollte:

1. Reservierungen & Buchungen 

Eine reibungslose Verwaltung von Buchungen ist für jedes Hotel unverzichtbar. Ohne ein funktionierendes Reservierungssystem kann kein PMS Ihre Buchungen effizient verwalten. 

Gut organisierte Reservierungen reduzieren das Risiko von Überbuchungen, steigern die Gästezufriedenheit und damit auch Ihren Umsatz. Zudem ermöglicht ein Hotel-PMS die Anbindung an verschiedene Vertriebskanäle wie OTAs, Google und Reisebüros, um alle Buchungen korrekt abzubilden. Diese Konnektivität gewährleistet, dass Ihre Buchungen unabhängig vom verwendeten Online-Kanal abgelegt und korrekt sind.

2. Kundenbeziehungs-Tools

Vertrauen bei Gästen aufzubauen, ist das A und O. Ein PMS mit integriertem CRM (Customer Relationship Management) kann dabei helfen, Gästepräferenzen, Prämien und Punkte im Auge zu behalten. Personalisierte Services sind der Schlüssel zu einem unvergesslichen Gästebesuch – und ein ausgezeichnetes CRM macht das möglich.

3. Echtzeit-Updates

Den Überblick über das Personal zu behalten, ist essenziell. Mit Echtzeit-Updates für Housekeeping, Wartung oder Konferenzen sorgt ein PMS für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Teams.

4. Benutzerfreundliche Schnittstelle

Eine benutzerfreundliche PMS-Software ist Gold wert. Ihr Team sollte sich schnell daran gewöhnen können, damit der Hotelbetrieb reibungslos weiterläuft.

5. Zusätzliche Integrationen 

Ein weiteres Merkmal, das Sie berücksichtigen sollten, ist die Möglichkeit zusätzlicher Integrationen. Einige PMS-Systeme bieten zusätzliche Revenue-Management-Funktionen, Online-Buchungsmaschinen (für Direktbuchungen) und Channel-Manager-Optionen, um Ihr PMS mit OTAs zu verbinden. Vergessen Sie eine einzige Reisebüroverbindung, Sie können Ihr Hotel jetzt in wenigen einfachen Schritten mit großen Anbietern wie Expeda, GoogleHotels und Agoda verbinden. 

Der Hotelbetrieb und Ihr Jahresumsatz werden es Ihnen danken! Sind Sie bereit, sich über verschiedene Arten von Hotelmanagementsystemen zu informieren? Sobald Sie sich für die gewünschten Funktionen entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihre Optionen zu prüfen. Es gibt zwei verschiedene Arten von Hotelmanagementsystemen: POS und PMS.

Beide Systeme tragen letztlich dazu bei, das Gästeerlebnis und den Umsatz durch präzises Datenmanagement zu verbessern. POS und PMS sind nicht dasselbe, also sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welches den Anforderungen Ihres Hotels entspricht. Es gibt Software, die POS und PMS kombiniert, ideal für jede Hotelkette mit zusätzlichem Bedarf in der Gastronomieabteilung. 

Vorteile eines Hotelmanagementsystems

 Hier sind einige der Vorteile, die eine Hotelsoftware Ihrem Unternehmen bieten kann. 

1. Höhere Gästezufriedenheit 

Durch reibungslose Abläufe und personalisierte Angebote stärkt ein PMS das Vertrauen Ihrer Gäste – egal, ob Sie Ferienwohnungen oder Hostels betreiben.

2. Bessere Online-Sichtbarkeit

Viele Faktoren beeinflussen Ihre Online-Präsenz, darunter auch die richtige Software. Unabhängige Hotels und Herbergen setzen regelmäßig Software für Gäste ein, um ihre Online-Positionierung zu verbessern. Chatbots auf Hotel-Websites und Gästeportale verbessern Ihr Erlebnis und stellen den Kunden jedes Mal in den Mittelpunkt. 

Die Optimierung für Smartphones ist hier ein wichtiger Faktor. Die Wahrscheinlichkeit, dass Verbraucher über ein Mobiltelefon oder eine App buchen, ist größer. Daher ist ein PMS mit Smartphone-optimierter Technik für Hilfe und Rückfragen unerlässlich.

3. Weniger Verwaltungsaufwand

Da wir alle viel zu tun haben, ist die Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben ein offensichtlicher Vorteil. Eine Cloud-PMS-Software mit einem großartigen Buchungssystem spart Ihnen Stunden. Mit Verwaltungs- und Veranstaltungsmanagement können Sie mehr Zeit damit verbringen, Ihre Gäste zu verwöhnen. 

4. Verbesserte Umsatzverwaltung 

Die Verwaltung der Einnahmen ist ein zentraler Faktor in allen Unternehmen. Mit dem richtigen Hotel-PMS können Sie die Preisgestaltung zur Verwaltung Ihrer Einnahmen nutzen. Dank präziser Datenaktualisierungen können Sie die Preise entsprechend der saisonalen Nachfrage festlegen.

5. Zuverlässige tägliche Berichte 

Daten sind die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Daher ist es für alle unabhängigen Hoteliers und Hotelketten ein muss, sich über die täglichen Berichte zu informieren. Die Backoffice-Teams können anhand der neuesten Zahlen wichtige Betriebs- und Marketingentscheidungen treffen. Außerdem sind die Daten in Echtzeit verfügbar, wann immer Sie sie brauchen. 

6. Erhöhte Buchungen 

Letztendlich arbeitet jede Funktion in Ihrem Property Management System zusammen, um Ihren Umsatz zu steigern. Revpar ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg Ihres Hotelsund Cloud-basierte Lösungen können Ihnen bei der Bewältigung dieser Aufgabe helfen. Von der Werbung für Ihr Hotel auf mehr OTAs bis hin zur Bereitstellung von Belegungsdaten in Echtzeit - PMS-Software ist auf Ihrer Seite. Direkte Buchungskanäle und Kanalmanager sind wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten. 

Starten Sie jetzt durch!

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